L’histoire de demain : les archives électroniques

Qui dit « archives électroniques » dit « document électronique ».

Nous ne produisons plus de photographies argentiques mais des fichiers numériques que nous pouvons aisément échanger par mail. Les facteurs voient décroître la correspondance papier au profit de SMS, même si dans l’ensemble, nous continuons à poster des cartes postales de nos lieux de vacances et à envoyer des cartes de vœux en différentes occasions (plus de 300 millions de cartes distribuées encore en France en 2010). La déclaration d’impôt sur le revenu en ligne va devenir la règle. Quant à nos relevés bancaires, nos décomptes CAF ou Sécurité sociale, ils sont désormais facilement accessibles par internet. Et que dire de l’état-civil dématérialisé, outil de recherche des généalogistes du futur ?

Nous savons conserver le papier, le parchemin, les négatifs argentiques. Les Archives départementales de l’Aude conservent 22 kilomètres de documents sur ces différents supports. Mais pouvons-nous affirmer que dans cinquante ans, nous pourrons encore donner accès aux fichiers numériques produits par nos administrations. La technologie ne cesse d’évoluer : les disquettes informatiques sur lesquelles nous stockions nos données sont totalement obsolètes. Faut-il imaginer une histoire qui s’arrêterait au début du XXIe siècle, faute de savoir conserver des documents sous format électronique ? Nous nous devons de relever ce défi.

Les Archives départementales de l’Aude s’inquiètent depuis quelques années de l’impact à la fois sociétal, administratif et technologique de la dématérialisation des documents. Le Conseil départemental de l’Aude, conscient de l’importance de cet enjeu, a décidé de mettre en place un Système d’archivage électronique (SAE) et l’a inscrit dans le Schéma informatique du Département que met en œuvre la Direction de l’Information au sein de l’administration départementale. Par sa forte implication dans l’élaboration des normes de description (métadonnées), de classement (arborescences) et de conservation des documents électroniques et l’attribution d’une subvention dans le cadre du programme AD-ESSOR, le Service interministériel des archives de France a fait avancer le projet.

Ce projet est précurseur. Rappelons qu’à ce jour, il n’existe que 58 projets d’archivage électronique portés par des organismes publics et seulement une quinzaine de collectivités disposent réellement d’un Système d’archivage électronique. Les Départements restent majoritairement dans l’expectative malgré l’urgence des besoins. Le Système d’archivage électronique du Département de l’Aude est encore en phase de test mais il sera bientôt opérationnel et en 2016, les Archives départementales de l’Aude recevront leur premier versement de matrice cadastrale numérique (qui n’existe plus sur support papier depuis 2004).

Rubrique: